Suite au Hackathon AI des 12 et 13 octobre, voici un petit guide à destination de tous ceux qui souhaiteraient organiser un hackathon.

Avant le début

• Prévoir la date plusieurs mois en avance. C’est compliqué pour beaucoup de monde de se libérer 2 jours complets.
• Avoir un thème simple, en lien avec l’actualité dans le monde de l’innovation.
• S’assurer qu’il y aura au moins 1 développeur pour 3 ou 4 non développeur afin que toutes les équipes puissent prototyper.
• Organiser en présentiel, en réservant un lieu ouvert permettant les échanges. Si possible de le faire dans les bureaux c’est encore mieux comme ça ceux qui ne peuvent pas participer peuvent quand même passer un moment pour discuter avec les équipes.
• Prévoir des “experts” externes ou internes qui feront les tour des projets à différents moments et pourront donner leur éclairage.
• Quelques semaines avant le début : ouvrir un channel Slack pour que tous les participants puissent commencer à échanger des idées ou de la veille sur le thème.
• Bien communiquer à tous les participants les heures de début et de fin, et la disponibilité nécessaire (on a communiqué sur au moins 75% sur les deux jours).
• Très important : demander à tous les participants d’être prêt à pitcher une idée de projet en 1 minute.

Déroulé

Introduction

Commencer par une petite présentation d’introduction pour communiquer clairement à tous les participants les règles du jeu, le programme et les livrables attendus.

Exemple de présentation :

Choix des projets et création des équipes

La première étape est une séquence de pitch où tous les participants au hackathon viennent présenter une idée qui pourrait être un point de départ pour un projet. Ca peut être juste une problématique ou résoudre ou déjà une idée de solution.

Ensuite c’est le vote :

• tous les participants ont 3 voix
• ils peuvent répartir leurs 3 voix comme ils le souhaitent (possibilité de mettre plusieurs voix sur un même projet)
• on choisit les projets qui ont le plus de voix.
• Le nombre de projet est choisit en fonction du nombre de participants, l’idée étant d’avoir des équipes de 4 à 6 personnes.
• Une fois les projets élus, chaque participant rejoint un projet : le rôle de l’organisateur est de s’assurer :
• qu’il y a à peu près autant de monde par projet
• que les compétences sont a peu près uniformément réparties

Si ce n’est pas le cas il doit essayer de réorganiser les équipes en faisant preuve de tact et de compassion 😇

Livrables

L’objectif des équipes est de préparer une présentation de 5 minutes, et une démo de 5 minutes également, suivi de 10 minutes de questions.

Pour la présentation, il est très utile de fournir un exemple de trame aux équipes. Cela permet d’orienter les travaux, notamment pour les participants non techniques.

Ci-dessous la trame qui a été communiquée aux participants.

Pendant le hackathon

C’est parti, toutes les équipes sont au travail.

• Les experts peuvent passent faire un tour.
• L’organisateur doit s’assurer que toutes les équipes sont sur les rails, et que tous les participants a trouvé de quoi s’occuper.
• Penser également à prendre des photos !

La Finale

• Il faut un jury. Dans notre cas c’était toute l’entreprise et c’était super, mais ça peut aussi être un panel d’expert (l’occasion de faire venir des clients VIP ?)
• Rappeler les objectifs et les règles du jeu à tous (voir présentation ci-dessous)

• Time boxer de manière rigoureuse
• Donner une récompense au vainqueur ! 🍾